Bimtek Pelatihan Sistim Manajemen Pengarsipan Elektronik Dan Pengelolaan Dokumen

Bimtek Pelatihan Sistim Manajemen Pengarsipan Elektronik Dan Pengelolaan Dokumen

INTRODUCTION :

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

 TRAINING MATERIAL OUTLINE :

1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

• Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
• Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.

1. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

• Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
• Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
• Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

1. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

• Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
• Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
• Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
• Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
• Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
• Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

1. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

• Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
• Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
• Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

1. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern : Penerapan E-Filing dan Document Management

• Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
• Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
• Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
• Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
• Sistem indeks dan abjad dalam filing.

1. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

• Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
• Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
• “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
• Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
• Peringkat kinerja dan service level.
• Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
• Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

1. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

• Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
• Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
• Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:

Untuk itu para pejabat Instansi Pemerintahan Daerah baik Gubernur, Bupati, Walikota, maupun lingkup Satuan Kerja Perangkat Daerah ( SKPD ) haruslah memiliki pengetahuan dan pemahaman yang optimal mengenai Opsi di Atas untuk itu kami dari, Media Pendidikan Aparatur LINKPEMDA KEMENDAGRI SKT No.01-00-00/097/D.IV/X/2016, KEMENKEU No.76.390.594.035.000. Bersama Narasumber Dari KEMENDAGRI, KEMENKEU, BPK RI, BPKP, BKN RI, AKADEMISI  mengharapkan keikutsertaan Pemerintah Daerah (Gubernur/Bupati/Walikota, Sekretariat Daerah serta SKPD terkait Pada Bimtek ini